關于印發《行政區域界線檔案管理辦法》的通知
各省、自治區、直轄市民政廳（局）、檔案局，新疆生產建設兵團民政局、檔案局：
為了加強行政區域界線檔案的規范化管理，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《行政區域界線管理條例》的有關規定，民政部會同國家檔案局制定了《行政區域界線檔案管理辦法》。現印發給你們，請遵照執行。
各地要按照《行政區域界線檔案管理辦法》的規定，切實做好行政區域界線檔案管理的各項工作。1989年至2002年全面勘定省、縣兩級行政區域界線期間的文件材料尚未完成立卷、歸檔工作的，應當于本通知下發后一年內完成。
中華人民共和國民政部 國家檔案局
二Ｏ一二年一月六日
行政區域界線檔案管理辦法
第一條 行政區域界線檔案是民政專業檔案，是國家檔案資源的重要組成部分。為了加強省、縣兩級行政區域界線檔案工作，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《行政區域界線管理條例》的有關規定，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱行政區域界線檔案是指在行政區域界線勘定和管理過程中形成的與行政區域界線的位置、走向、名稱等密切相關，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的文件材料。
1989年至2002年全面勘定省、縣兩級行政區域界線（以下簡稱全面勘界）和各項行政區域界線日常管理活動（以下簡稱日常管界）形成的成果類檔案適用本辦法。
第三條 縣級以上各級人民政府民政部門、檔案行政管理部門及其職能機構和工作人員，應當按照國家有關規定，在各自職責權限范圍內依法開展行政區域界線檔案工作。
第四條 縣級以上各級人民政府民政部門檔案機構對行政區域界線檔案實行集中保管，指定專職人員負責保管工作。可以通過設立專門的行政區域界線檔案保管機構并配備專職人員的方式，加強行政區域界線檔案保管力量。
第五條 全面勘界和日常管界形成的文件材料應當按照歸檔范圍及時歸檔。歸檔范圍見附件一。
第六條 縣級以上各級人民政府民政部門行政區域界線管理機構應當在工作完成后6個月內向本部門檔案機構和上級人民政府民政部門歸檔。
第七條 行政區域界線文件材料應當區分不同行政區域界線或者交會點進行整理立卷。
全面勘界文件材料已經立卷的，應當維持案卷原貌不變。
日常管界文件材料按照行政區域界線聯合檢查、行政區域界線變更及勘定、界樁及其他標志物變化、行政區域界線糾紛處理、其他行政區域界線日常管理活動（如平安邊界建設）等分別整理立卷。
行政區域界線交會點材料單獨整理立卷。
第八條 行政區域界線文件材料由縣級以上各級人民政府民政部門行政區域界線管理機構負責整理立卷，其中需要向上級人民政府民政部門歸檔的由毗鄰各方共同整理立卷。
需要共同整理立卷的，其中，行政區域界線聯合檢查文件材料由聯檢工作牽頭方負責牽頭整理立卷，其他工作文件材料由行政區劃代碼靠前的一方牽頭整理立卷。
第九條 行政區域界線檔案案卷質量應當符合以下要求：
（一）文件材料批復在前、請示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后。
（二）文件材料應當標注頁號，案卷封面、卷內文件目錄、備考表等項目應當逐項準確填寫。案卷封面、卷內文件目錄、備考表式樣見附件二。
（三）照片材料貼在A4規格的復印紙上附加說明后隨卷裝訂。
（四）案卷裝訂應當牢固、整齊。
第十條 聲像材料按照《磁性載體檔案管理與保護規范》(DA/T15-1995)要求整理；行政區域界線管理過程中形成的電子文件按照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）和《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》(DA/T38-2008)要求整理。
第十一條 案卷內日常管界文件材料排序應當符合以下要求：
（一）行政區域界線聯合檢查、界樁及其他標志物變化、行政區域界線糾紛處理、其他行政區域界線日常管理活動案卷的文件材料按照形成時間先后排序；
（二）行政區域界線變更及勘定案卷設立分冊，其中行政區域界線協議書附圖、工作用圖分冊的文件材料按照圖幅編號排序，界樁成果表、界樁登記表、界樁照片分冊的文件材料按照界樁號排序，其他分冊的文件材料按照形成時間先后排序。
第十二條 行政區域界線檔案案卷按照行政區劃管理層級——行政區域界線或者交會點代號順序排列，同一條行政區域界線或者同一個交會點的所有案卷按照形成的時間順序排列，全面勘界案卷在前，日常管界案卷接續在后。
行政區域界線檔案案卷按照案卷排列順序編寫案卷號。
第十三條 縣級以上各級人民政府民政部門檔案機構應當編制案卷目錄。案卷目錄式樣見附件三。
第十四條 行政區域界線檔案的保管期限為永久。
第十五條 行政區域界線檔案實行多套異地保存。保存單位見附件四。
第十六條 行政區域界線檔案庫房應當按照《檔案館建筑設計規范》（JGJ25-2000）建設，具備防光、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防盜竊、防泄密等保管條件，配備必要的保管設備和防護設施。行政區域界線協議書附圖和工作用圖應當配備專門的圖柜（盒）保管。
第十七條 縣級以上各級人民政府民政部門檔案機構應當做好行政區域界線檔案的數字化工作。
第十八條 縣級以上各級人民政府民政部門形成的行政區域界線檔案應當按照《檔案法》和《檔案法實施辦法》的有關規定向同級國家綜合檔案館移交。
第十九條 行政區域界線檔案的利用應當符合下列要求：
（一）檔案形成、移交單位以及上級業務主管單位可以利用行政區域界線檔案；
（二）各級人民法院、人民檢察院、公安機關、國家安全機關、紀檢監察機關、審計機關因公務需要可以查閱行政區域界線檔案；
（三）其他單位和個人可以查閱行政區域界線檔案中除過程性文件材料之外的其他文件材料。
行政區域界線檔案原件一般不得向第（一）項以外的單位和個人提供。
行政區域界線檔案僅限于當場查閱、復制或者摘錄。
行政區域界線信息管理系統數據檔案的利用參照《省級行政區域界線信息管理系統數據使用管理暫行辦法》（民勘辦發〔2003〕22號）執行。
第二十條 縣級以上各級人民政府民政部門應當建立行政區域界線檔案管理利用制度。有關單位和個人利用檔案應當提出申請，說明理由，并經民政部門行政區域界線管理機構同意。
第二十一條 利用屬于國家秘密的行政區域界線檔案應當按照國家相關保密法律法規進行審批。
第二十二條 行政區域界線檔案復印件需加蓋縣級以上人民政府民政部門檔案機構印章方為有效。有關單位和個人未經縣級以上人民政府民政部門同意，不得公開檔案內容。
第二十三條 鄉（鎮）級行政區域界線檔案的管理參照本辦法的有關規定執行。
第二十四條 本辦法自公布之日起實施。
《勘界檔案管理暫行規定》（國勘辦發〔1997〕12號）同時廢止。
附件一：
行政區域界線文件材料歸檔范圍
一、全面勘界文件材料歸檔范圍
1.毗鄰行政區人民政府聯合勘定的行政區域界線協議書及其報批請示、上級批復。
附件：協議書附圖（包括復印簽字圖）、界樁成果表
2.毗鄰行政區勘界工作領導小組辦公室關于起草《毗鄰行政區人民政府聯合勘定的行政區域界線協議書》的說明、聯合勘界工作總結。
3.行政區域界線交會點協議、紀要、附圖及測繪成果等文件材料。
4.勘界測繪成果材料：觀測手簿、計算手簿、計算成果、行政區域界線調繪資料、航片等。
5.勘界測繪技術設計書、勘界測繪技術工作總結。
6.工作用圖。
7.界樁登記表。
8.界樁照片。
9.行政區域界線詳圖集及樣圖。
10.雙方上一級人民政府或勘界工作領導小組及其辦公室、雙方勘界工作領導小組及其辦公室共同指定的依據材料或地形圖。
11.聯合勘界實施方案及其請示、上級批復。
12.雙方（含上級）實地調查共同形成的調查報告、處理意見等文件材料。
13.雙方各級勘界協商會議形成的協議、紀要、附圖等文件材料。
14.有關業務主管部門對跨越行政區域界線的自然資源權屬處理意見。
15.雙方上一級人民政府或勘界工作領導小組的裁決及勘界工作領導小組辦公室的協調處理意見。
16.毗鄰方在行政區域界線勘定過程中形成的來往文書材料。
17.行政區域界線聯檢記錄、紀要及處理意見。
18.其他應當歸檔的文件材料。
二、日常管界文件材料歸檔范圍
（一）行政區域界線聯合檢查文件材料
1.毗鄰行政區人民政府行政區域界線聯合檢查報告，各級人民政府民政部門起草聯檢報告的有關文件材料。
2.聯檢實施方案及上報（下發）方案有關文件材料。
3.聯檢過程中形成的會議紀要、協議等文件材料。
4.聯檢過程中形成的聯檢記錄表、行政區域界線及行政區域界線標志物檢查及修測記錄、界樁成果表、界樁登記表、界樁照片。
5.其他應當歸檔的文件材料。
（二）行政區域界線變更及勘定文件材料
1.上級人民政府批準變更行政區域界線的文件材料。
2.毗鄰行政區人民政府聯合勘定行政區域界線的協議書及其上報備案的報告。
附件：協議書附圖（包括復印簽字圖）、界樁成果表
3.毗鄰行政區人民政府民政部門關于起草聯合勘定行政區域界線協議書的說明、工作總結。
4.行政區域界線交會點協議、紀要、附圖及測繪成果等文件材料。
5.測繪成果有關文件材料。
6.測繪技術設計書、勘界測繪技術工作總結。
7.工作用圖。
8.界樁登記表。
9.界樁照片。
10.聯合勘界的實施方案等有關文件材料。
11.毗鄰方（含上級）實地調查共同形成的調查報告、處理意見等文件材料。
12.毗鄰方各級協商會議形成的協議、紀要、附圖等文件材料。
13.有關業務主管部門對跨越行政區域界線的自然資源權屬處理意見。
14.毗鄰方上一級人民政府的裁決及其民政部門的協調處理意見。
15.毗鄰方在行政區域界線勘定過程中形成的來往文書材料。
16.其他應當歸檔的文件材料。
（三）界樁及其他標志物變化文件材料
1.毗鄰方人民政府或者民政部門形成的有關界樁分工管理的文件材料。
2.記錄損壞界樁修復情況的文件材料。
3.毗鄰方人民政府有關因建設、開發等原因需要移動或者增設界樁的協議書及其上報備案的文件材料。
4.界樁移動或者增設后的界樁成果表、界樁登記表、界樁照片等有關測繪文件材料。
5.行政區域界線其他標志物變化后的修測文件材料。
6.處罰違反界樁及其他標志物管理規定行為的文件材料。
7.其他應當歸檔的文件材料。
（四）行政區域界線糾紛處理文件材料
1.上級人民政府或民政部門處理糾紛的決定、批示、協調意見等文件材料。
2.毗鄰方人民政府或者民政部門簽訂的處理糾紛的協議、紀要以及附圖、測繪成果等文件材料。
3.處理糾紛的往來文件材料，協調會議有關文件材料。
4.其他應當歸檔的文件材料。
（五）其他行政區域界線日常管理活動材料
1.上級人民政府或者主管部門作出的與具體行政區域界線有關的決定、意見等文件材料。
2.毗鄰方簽訂的與行政區域界線有關的協議、紀要以及聯合上報（下發）的文件材料。
3.毗鄰方聯合創建行政區域界線管理制度的文件材料。
4.行政區域界線詳圖集及編制過程中形成的有關文件材料。
5.毗鄰的各有關人民政府同意生產、建設用地需要橫跨行政區域界線的文件材料，生產、建設用地的審批和備案文件材料。
6.有關資源主管部門處理邊界資源糾紛的決定、意見等文、圖材料。
7.處理違反《行政區域界線管理條例》行為的文件材料。
8.其他應當歸檔的文件材料。
附件二：
案卷封面、卷內文件目錄、備考表式樣
一、案卷封面式樣
（一）案卷封面式樣（文件）
說明：
1.全宗名稱：填寫檔案保管單位的全稱，由檔案保管單位填寫。
2.立卷單位：填寫立卷單位的全稱，由立卷單位填寫；單獨立卷的填寫單獨的單位名稱，聯合立卷的填寫所有單位名稱。
3.案卷題名：填寫能反映本案卷主要內容的標題，由立卷單位填寫。
4. 全宗號、目錄號、案卷號：由檔案保管單位填寫，其中，全宗號是全宗名稱對應的代碼，由檔案行政管理部門確定；目錄號對應每一條行政區域界線（每個交會點），同一全宗號下的目錄號不得重復；案卷號是案卷排列的順序號，每條行政區域界線（每個交會點）從第1份勘界檔案開始分別從1開始編號。
5.其他內容：由立卷單位填寫。
（二）案卷封面式樣（圖紙）
說明：填寫方法同案卷封面式樣（文件）。
二、卷內文件目錄式樣
卷內文件目錄
說明：卷內文件是圖紙的，卷內文件目錄用接圖表代替。
三、備考表式樣
說明：備考表由立卷單位逐項填寫。檔案保管單位填寫需要說明的其他事項，應當注明時間并簽字。
附件三：
案卷目錄封面、正文式樣
一、案卷目錄封面式樣
二、案卷目錄正文式樣
附件四：
行政區域界線檔案多套異地保存
一、全面勘界檔案
省級行政區域界線：國務院民政部門檔案機構保存原件（或印刷件），省級人民政府民政部門檔案機構保存復印件（或印刷件）（其中協議書附圖為復印簽字圖）。
縣級行政區域界線：國務院民政部門檔案機構保存第1、3項的復印件（或印刷件），省級人民政府民政部門檔案機構保存原件（或印刷件）。
二、日常管界檔案
（一）行政區域界線聯合檢查檔案、界樁及其他標志物變化檔案、行政區域界線糾紛處理檔案、其他行政區域界線日常管理活動檔案：
省級行政區域界線：國務院民政部門檔案機構保存毗鄰方形成的一致性文件材料的印刷件（或復印件），省級人民政府民政部門檔案機構保存原件。
縣級行政區域界線：由省級人民政府民政部門自行確定。
（二）行政區域界線變更及勘定檔案：
省級行政區域界線：國務院民政部門檔案機構保存原件（或印刷件），省級人民政府民政部門檔案機構保存復印件（或印刷件）（其中協議書附圖為復印簽字圖）。
縣級行政區域界線：國務院民政部門檔案機構保存第1、2、4項的復印件（或印刷件），省級人民政府民政部門檔案機構保存原件（或印刷件）。
