一、總體要求
（一）堅持存真求實的原則，搜集、整理、匯編、撰寫和報送反映年度內本行業（事業）發展的資料，做到觀點正確，資料翔實，內容全面、分類科學。
（二）年報資料分為概況資料、大事記資料、專題資料、人物資料、文獻資料、圖片音像資料及其他具有存史價值的資料。其中，概況資料、大事記資料、專題資料、人物資料、文獻資料、圖片資料屬必報內容，音像資料和其他具有存史價值的資料屬選報內容。
二、報送內容及要求
（一）概況資料
收錄本部門、單位、行業的概況性資料及主要統計數據。
1.具體收錄內容
（1）單位的基本情況（機構編制、主要職能、人員配置、干部任免、獲得的主要榮譽等）；
（2）地區、部門、單位、行業的年度工作總結;
（3）重要數據統計表。
2.編寫要求
分門別類，體現發展脈絡、主要特點。
（二）大事記資料
收錄本部門、單位、行業較大事件的資料。
1.具體收錄內容
（1）重要法規、方針政策、決策、決議、規劃的頒布；
（2）重要會議的召開；
（3）行政區劃調整；
（4）主要機構變動以及主要負責人的任免；
（5）重要企（事）業單位的成立、改組、改制、重組、破產等；
（6）重大改革與創新的提出及實施；
（7）重大專項工作、活動的開展以及重大工程、項目、設施建設；
（8）重大發明創造、科研成果的公布及獲獎（獲市級三等獎以上獎項）；
（9）中央、省、市領導人及著名人士在本部門、單位、行業（事業）的重要活動；
（10）對外及港澳臺重要交流活動；
（11）工作中的重大失誤及事故、重大傳染病的發生及防治；
（12）重大自然災害及防災抗災情況；
（13）主要物產的盛衰和重大環境的變化；
（14）珍貴文物的挖掘與重要名勝古跡的保護和興廢；
（15）新興事物的發生情況；
（16）其他重要事件。
2.編寫要求
（1）應做到大事突出、要事和新事不漏、常事和小事不記。所記事件必須在本部門、單位、行業范圍內有較大影響；
（2）時間、地點、事主（人物或單位）、事件的經過和結果等基本要素齊全；
（3）采用編年體編輯，以月、日為序排列，一事一條。日期不具體者置于月末，稱“是月”；日期、月份均不具體者置于年末，稱“是年”；
（4）每承報單位每年原則上控制在10～20條。
（三）專題資料
收錄在本部門、單位、行業主要業務和重要事件的專題資料。
1.具體收錄內容
（1）部門、單位、行業的主要業務專題總結；
（2）專項活動總結；
（3）新聞媒體關于本部門、單位、行業的重要報道。
2.編寫要求
（1）主要業務專題總結要做到簡明扼要；
（2）專項活動總結內容要詳實；
（3）新聞報道的內容要認真加以核實。
（四）人物資料
收錄本部門、單位、行業領導機構的人員組成及有較大社會影響的人物情況。
1.具體收錄內容
（1）市級班子新任領導簡歷；
（2）市委、市政府及其組成部門、直屬單位，法院，檢察院，人民團體以及市屬企業事業單位、中央駐清單位副處以上以及其他列入資料年報單位的領導班子組成名單；
（3）受市級以上表彰或新聞媒體重點報道的人物的主要事跡；
（4）其他有重要影響的人物事跡。如：教育、文藝、科技、衛生、體育、新聞、出版、社會科學等領域有成就的人物；影響重大的企業家、慈善家；具有突出的獨特技藝的人物；華僑、華人、港澳臺同胞中，對清遠有重大貢獻和影響者；祖籍清遠，長期寓居海外的僑領或各界著名人物；有重大影響的反面人物等。
2.編寫要求
（1）新任市領導簡歷及單位領導班子組成人員名單，必須經過認真核實。新任市領導及單位主要負責人提供任職表（基本要素包括：姓名、性別、出生年月、籍貫、學歷、政治面貌），每人附大1寸正面免冠照1張；
（2）人物事跡，基本要素齊全，包括姓名、性別、生卒年月、籍貫、民族、學歷、政治面貌、工作單位、職務（職稱）履歷、主要事跡和榮譽等。所記資料力求全面、真實、準確。可用記述文體，也可直接采用表格形式。
（五）文獻資料
收錄部門、單位、行業具有重要存史價值的重要文獻。
1.具體收錄內容
規范性文件；專題調研報告；重要會議紀要；其他具有存史價值的文獻。
2.編寫要求
盡量報送原件，摘錄的可采用復印件。應制作目錄。
（六）圖片音像資料
收錄反映本部門、單位、行業年度基本面貌，具有存史價值的圖片音像。
1.具體收錄內容
（1）地形圖、行政區劃圖、交通圖、分布圖、規劃圖、示意圖等；
（2）大型會議、活動、上級領導調研圖片音像。
2.編寫要求
（1）選材準確、主題突出、紀實性強，重點反映行業（事業）主體業務，無廣告色彩，無版權爭議。照片文字說明，必須注明照片的時間、地點、主要人物（標明身份和位置）、主要內容，括注拍攝者或供稿人姓名、單位、拍攝時間等；
（2）地圖采用國家測繪部門和有關部門繪制或審定的，并配有審圖號；
（3）運用編輯技術應無損于客觀事實。
（七）其他具有存史價值的資料
三、報送格式
（一）除原件、復印件外，年報資料一律用A4紙打印。
（二）年報資料文本一式三份，并附送電子版（采用一次性光盤刻錄）。電子版內容應與紙介質完全一樣。各項資料依次為概況資料、大事記資料、專題資料、人物資料、文獻資料、圖片音像資料、其他具有存史價值的資料。
（三）電子文檔格式要求采用Microsoft Office或WPS Office，掃描圖片采用TIFF格式，數碼相片采用RAW或JPEG格式，音頻資料一般采用MP3格式，視頻資料一般采用原始的AVI格式。
（四）填報《清遠市地方志資料年報報送表》（由市史志辦統一制作）。
