清遠市史志辦公室圍繞建設“幸福清遠”及全面實施“橋頭堡”戰略，結合工作實際，科學合理地制定年度工作目標，并將年度工作目標進行細化分解。為認真抓好我辦工作效能保障制度建設工作，進一步強化服務意識，改進工作作風，提高工作效率，制定了崗位責任制、同崗替代制、辦事公開制、服務承諾制、首問負責制、一次性告知制、限時辦結制等七項效能保障制度,切實提升工作效能,推動史志事業發展。
    一、崗位責任制
    ㈠主任崗位
    負責市史志辦全面工作。
    ⒈貫徹黨和國家的路線、方針、政策，在思想上、行動上始終與黨中央保持一致；貫徹執行國家和省有關地方志、黨史工作的方針、政策和法規，擬訂全市地方志、黨史工作規劃和編纂方案。
    ⒉主持史志辦全面工作，督促全辦人員履行各自的工作職責，努力完成上級交辦的各項工作任務；組織、指導、督促和檢查全市地方志、黨史工作；規劃、指導與組織實施全市地方志信息化建設，負責市情信息庫建設和管理；組織地情研究和開發利用地方志資源；組織黨史成果轉化，開展黨史宣傳教育。
    ⒊負責領導班子的黨風廉政建設，加強對干部職工的黨風廉政建設教育；執行黨組、主任辦公會議及集體做出的各項決定。
    ㈡副主任崗位
    協助主任做好分管科室的各項工作。
    ㈢科長崗位
    1.綜合科
    ⑴協助辦領導組織日常工作，協同處理上級交辦的有關工作；
    ⑵負責會務組織、文秘、檔案、保密、財務、安全保衛、計劃生育、對外接待、離退休干部等行政后勤工作；
    ⑶負責人事、黨務、紀檢、監察、工青婦等工作。
    2.黨史科
    ⑴開展黨史資料的征集和研究工作；
    ⑵編寫有關組織史資料、各個歷史時期的黨史大事記，撰寫中共地方史；
    ⑶組織黨史學術研討與交流；
    ⑷開展黨史宣傳教育，舉辦有關黨史展覽、陳列，建立黨史教育基地；
    ⑸做好各縣（市、區）、各有關部門的黨史業務指導和管理工作；
    ⑹負責各縣（市、區）中共地方史的審查驗收工作。
    3.方志科
    ⑴擬定《清遠市志》編纂規劃和方案，搜集、整理和保存地方志文獻和資料，組織《清遠市志》的編纂和審查驗收、出版工作；
    ⑵組織、指導、檢查和協調各縣（市、區）地方志書編纂、出版和地方志資料年報工作；
    ⑶負責各縣（市、區）地方志書的審查驗收工作；
    ⑷組織地情調查研究和開發利用地方志資源；
    ⑸規劃、指導、督促、檢查全市地方志信息化建設，管理市情信息庫；
    ⑹組織培訓各縣（市、區）地方志專職干部和地方志編纂人員。
    4.年鑒科
    ⑴擬定全市綜合年鑒編纂工作規劃與方案；
    ⑵落實年鑒工作的編纂規范和管理辦法；
    ⑶組織、指導、檢查和協調各縣（市、區）綜合年鑒編纂工作；
    ⑷組織培訓綜合年鑒編纂人員；
    ⑸開展綜合年鑒編纂理論研究和對外交流。
    二、AB崗工作制（同崗替代制）
    AB崗工作制（又稱頂崗）是指各科室在定崗定責的基礎上，每一個崗位責任人因事離崗期間，要明確備崗責任人代替其履行職責，不得出現某一崗位責任人離崗而互相推諉、扯皮，導致不履行工作職責以及來人辦事受阻的現象。
    ㈠A崗責任人因事離崗期間，必須提前向B崗責任人做好工作交待。
    ㈡B崗責任人在頂崗期間，要同時做好本崗位工作和A崗主要工作。頂崗期間兼有A崗的職責權利，對執行A崗工作結果負有相應責任。
    ㈢每一崗位責任人不僅要做好本崗位工作，還要加強對本部門其他業務工作的全面了解，以保證AB崗工作制在各部門順利實施。
    ㈣AB崗制具體安排如下：
    1.主任鄧翠萍、副主任高常立與蔡少玲組成一組。當作為A崗的主任公務活動，作為B崗的副主任不能補位時，由同組的其他副主任進行補位。
    2.副主任高常立與蔡少玲組成相互的AB崗補位關系；
    黨史科科長莫祖揚外出，由魏秋潔補位；
    方志科科長孟淑芹外出，由陳文軍補位；
    年鑒科科長陳文軍外出，由梁欣補位；
    綜合科副主任科員邱澤新外出，由唐麗玲補位。
    三、辦事公開制
    為貫徹落實好《中共中央關于加強和改進新形勢下黨史工作的意見》和國務院《地方志工作條例》，確保我辦各項工作有序推進，要積極推行政務公開，加強社會監督，增強工作的透明度，不斷提高業務水平。依照法律法規和政策規定，對運用行政權力辦理與人民群眾利益相關的各類事項，只要不屬于黨、國家機密以及被調查單位的商業秘密，都要堅持向社會公開。
    ㈠我辦政務公開的范圍，分為政策法規類、業務類、崗位職責類、內部管理類和其他類。
    1.政策法規類包括由我辦制定或上級制發的法律法規、規章、規范性文件。
    2.業務類主要是業務科室的各項工作、活動。
    3.崗位職責類包括單位職責、領導分工、機構設置、崗位職責、服務承諾、辦事程序、舉報電話等。
    4.內部管理類包括年度工作目標管理及執行情況、內部管理制度、文件、領導講話、總結、工作動態等。
    ㈡政務公開的職責劃分。
    1.領導班子負責政務公開的方案制定和審核、審批等工作。
    2.各科室制定本科室政務公開的詳細清單，負責資料收集、整理、報批；領導介紹、機構設置、部門職責、黨史地方志業務完成動態由綜合科負責;由我辦制定的各項制度或上級制發的有關政策法規由綜合科負責。
    ㈢政務公開的程序。
    1.設立政務公開欄，公開我辦重要工作等內容。
    2.依照本制度規定可以公開的政務信息，由各科室負責對信息的政策性、準確性、時效性的審核、報批和發布。
    ㈣政務公開以內部信息管理系統（簡稱內網）為主要平臺，根據需要也可采用以下方式推行政務公開：
    1.政務公開欄、內部文件、刊物、簡報、動態。
    2.廣播、電視、報紙等公眾媒體。
    3.其他便于公眾知曉的形式。
    四、服務承諾制
    為進一步提高辦事效率和服務水平，向群眾提供優質高效的服務，特制定本單位服務承諾制度。
    ㈠服務承諾制度是本單位各業務科室根據職能要求，將對外服務的內容、程序、時限以及服務標準等事項向社會做出公開承諾，并采取有效措施保障承諾的落實，自覺接受群眾的監督的制度。
    ㈡服務承諾制度的主要內容包括：簡化辦事程序、縮短辦事時限、提供優質服務。承諾項目包括有：服務質量、服務項目、以及廉潔從政等方面。
    ㈢服務承諾制度的主要措施：①各業務科室的服務項目、服務標準、辦理程序和具體要求以及辦理時限、承辦人員等要素，通過政務公開欄向社會公示，作出承諾。②完善監督制度。設立受理群眾投訴電話：0763-3372636。對群眾投訴的問題認真進行調查處理，并將處理結果及時反饋給投訴人。
    ㈣服務承諾制度的管理：服務承諾制度的貫徹與落實工作由辦公室負責人負責，監督和檢查工作由綜合科負責。
    ㈤服務承諾的獎懲
    違諾第一次給予批評和誡勉談話教育，向當事人賠禮道歉；違諾第二次視情節給予通報批評；違諾三次以上給予效能告誡或調離工作崗位；違反廉潔從政承諾，視情節輕重給予效能告誡或黨紀政紀處分。
    五、首問負責制
    ㈠首問負責制的含義
    是指第一位接受來訪、來電、來信的機關工作人員，必須負責接待、解答、受理或者引導辦理有關事項，使之得以及時、有效處理的責任制度。
    ㈡首問責任人的要求
    要對服務對象熱情禮貌、用語文明；熟悉本單位崗位職責和工作流程；要牢固樹立黨的宗旨意識，切實為前來辦事人員著想，不得推諉；要體現良好的職業道德和精神風貌。
    ㈢首問責任人的責任
    1.屬于首問責任人職責范圍內的事項，要及時給予辦理；不能當場辦理的，要說明理由；需要補充材料的，要一次性告知，要耐心解答對方的詢問。
    2.不屬于首問責任人職責范圍內的事項，但屬于本單位職責范圍的，首問責任人要主動告知或引導到有關經辦科室，經辦科室無人時，應告知經辦科室的聯系電話。屬于本科室職責范圍的，當具體經辦人不在時，首問責任人應先接受下來，并記下服務對象的聯系電話，再交具體經辦人處理。
    3.不屬于本單位或本科室職責范圍的，首問責任人應告知或盡可能幫助其了解承辦單位或科室。如果知道承辦人員或承辦部門人員有事外出的，要告知服務對象聯系時間和聯系方式。
    4.遇到責任不明確或首問責任人不清楚承辦科室的事項，首問責任人要及時向領導報告，落實承辦科室，并由其答復服務對象。屬于電話咨詢的，首問責任人應按照上述原則給予答復；屬于舉報或投訴的，首問責任人應將反映的事項、舉報或投訴人姓名、聯系電話等要素記錄在冊，并按有關規定及時處理。
    5.服務對象辦理的事項不屬于部門職能范圍內的，首問責任人要耐心解釋，并予以盡可能的指引和幫助。
    6.涉及兩個以上科室承辦的事項，由首先接辦的科室承擔首問責任，負責及時與相關科室聯系。有關問題取得一致意見后，要告知服務對象主辦科室。主辦科室負責及時辦理，協辦科室要積極配合，不得互相推諉。
    7.受理事項需領導核準或需向上級請示后才能答復的，由首問責任人或承辦科室直接向領導請示，根據領導或上級批復的意見予以答復處理。
    六、一次性告知制
    ㈠一次性告知制是指申請人到機關辦事或電話咨詢有關辦理事宜時，經辦人員必須一次性告知其所要辦理事項的依據、時限、程序、所需的全部材料以及不予辦理理由的制度。
    ㈡對申請人要求辦理的事項，經辦人應當場審核其有關手續和材料，對即時辦理的事項要即時辦理；對手續、材料不齊全或不符合法定形式的，應一次性書面告知其所需補正的手續和材料；申請人按照書面告知的要求補正后，經辦人員應當按時予以辦理。
    ㈢對申請人所辦事項涉及多個部門的，或相關手續、材料不清楚，法律法規和規范性文件規定不明確等特殊情況，經辦人應及時幫助其咨詢了解或請示報告，并將結果告知當事人，不能一推了之。
    ㈣對需一次性告知的事項，除電話咨詢可用口頭一次性告知的形式外，要以書面的形式告知當事人，并存檔備查。
    七、限時辦結制
    限時辦結制是指各類須經我辦辦理的事項，在手續完備、資料齊全且內容符合法律、法規及有關規定的前提下，各承辦科室應在限定的時間內辦結。
    需要辦理的公文，主辦科室應及時提出擬辦意見送領導批示，或交有關科室辦理并提出具體辦理時限；對發文機關有明確時限要求的，按照發文機關要求的時限內辦結；對緊急公文要在領導批辦要求的時限內辦結；會簽文件一般應在2個工作日內提出意見；領導批辦的一般公文，應在3個工作日內辦結；對于內容涉及面廣，問題較復雜，不能在規定時限內辦結的，承辦科室應當在規定時限前向發文機關或交辦單位說明理由；對于領導簽發后的公文，一般應在3個工作日內完成印發。