關于轉發廣東省司法廳 廣東省檔案局

關于印發行政執法檔案管理辦法

（試行）的通知

 

市直各單位：

為了適應“互聯網+政務服務”背景下加強行政執法檔案規范化管理的需要，充分發揮檔案工作在行政執法中的基礎性、支撐性、服務性作用，現將《廣東省司法廳 廣東省檔案局關于印發行政執法檔案管理辦法（試行）的通知》（粵司〔2019〕20號）轉發給你們，請遵照執行。

特此通知。

 

 

 

清遠市司法局

2019年1月29日

 

廣東省司法廳 廣東省檔案局關于印發

行政執法檔案管理辦法（試行）的通知

 

各地級以上市人民政府，各縣（市、區）人民政府，省有關單位：

根據《法治政府建設實施綱要（2015-2020年）》《廣東省法治政府建設實施綱要（2016-2020年）》要求，為了適應“互聯網+政務服務”背景下加強行政執法檔案規范化管理的需要，充分發揮檔案工作在行政執法中的基礎性、支撐性、服務性作用，現將《廣東省行政執法檔案管理辦法（試行）》印發你單位，請予執行。

附件：廣東省行政執法檔案管理辦法（試行）

 

 

 

廣東省司法廳             廣東省檔案局

     2019年1月9日

 

附件

 

廣東省行政執法檔案管理辦法

（試  行）

 

第一章  總 則

第一條  為了加強和規范行政執法檔案管理，充分發揮檔案工作在行政執法中的基礎性、支撐性、服務性作用，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國行政許可法》《中華人民共和國行政強制法》《中華人民共和國行政處罰法》《廣東省檔案條例》等有關法律法規，結合本省實際，制定本辦法。

第二條  本辦法適用于本省行政執法檔案的形成與收集、整理與歸檔及其他管理工作。法律、法規、規章或者國家部委文件另有規定的，從其規定。

本辦法所稱行政執法，是指行政執法主體依法履行行政處罰、行政許可、行政強制、行政征收、行政征用、行政給付、行政確認、行政登記、行政裁決、行政檢查等行政職責的行為。

本辦法所稱行政執法檔案，是指行政執法主體在實施行政執法過程中直接形成的、反映執法活動情況、有保存價值的各種行政執法文書、證據等歷史記錄，包括通過行政執法信息系統形成的行政執法電子檔案。

第三條  縣級以上檔案主管部門、司法行政部門根據各自職能，對本行政區域內行政執法主體的行政執法檔案管理工作進行監督、指導。

各行政執法主體應當建立健全行政執法檔案的收集、整理、歸檔等行政執法檔案管理制度，負責本單位行政執法檔案的日常管理工作。

第四條  行政執法主體應當加強行政執法信息化建設，將行政執法活動納入行政執法信息化系統和檔案管理系統，逐步實現行政執法案件網上辦理、行政執法檔案存量數字化和增量電子化管理。

 

第二章  歸檔管理

第五條  行政執法案件承辦人員應當在行政執法事項辦結后3個月內完成材料收集和整理，制作歸檔材料目錄清單，并按本單位檔案管理規定移交歸檔。

第六條  行政執法檔案的歸檔、整理，原則上實行一案一件（卷），根據行政執法行為種類，按照年度、機構或者問題排列。

材料多的行政執法檔案，可以一案多件（卷），每件（卷）單獨編件（卷）號。

適用簡易程序或者行政檢查等形成材料較少的行政執法檔案，可以集中歸檔、整理，實行多案一卷（件）。

行政處罰過程中的行政檢查、行政強制措施或者行政強制執行文書材料，可以歸入行政處罰卷宗，不單獨整理。

第七條  歸檔材料應當內容真實、簽署完備、印鑒齊全，任何人不得涂改、偽造、損毀執法案件材料。

行政執法案件承辦機構、承辦人員對歸檔材料的完整性、準確性和系統性情況負責，檢查歸檔材料是否齊全、完整、準確。歸檔材料遺漏或者不符合要求的，應當補正。

對于歸檔材料中的復印件、影印件、抄錄本，與原件核對無誤的，加蓋“本件與原件相符”字樣的證明章，注明日期、證據出處，并由有關執法人員簽名；依有關規定未核對原件，或者僅對材料信息進行其他形式核驗的，無需加蓋該類證明章。

移交歸檔后，歸檔材料確需變更、補正的，應當報分管領導同意，并作補正說明。

第八條  行政執法檔案的歸檔范圍，由各行政執法主體參照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《廣東省行政執法全過程記錄辦法（試行）》等規定制定并報同級檔案主管部門審查同意后實施。

第九條  存在下列情形之一的行政執法檔案，可以設置專門檔案管理：

（一）涉及公共衛生、安全生產、自然資源保護、生態環境保護、市場監管等領域；

（二）行政執法主體設置綜合行政執法機構的；

（三）其他同級檔案主管部門認為宜設置專門檔案類進行管理的。

第十條  卷內歸檔材料可以按照上級主管部門規定的正卷、副卷的方式排列，也可以按照歸檔材料形成的時間先后順序排列。

第十一條  行政執法檔案的形成、整理應符合檔案工作標準要求，按照現行檔案管理規范執行。

列入文書檔案歸檔整理范圍的行政執法檔案，按照《廣東省檔案局關于貫徹DA/T22-2015〈歸檔文件整理規則〉的意見》《單份文件歸檔整理工作流程、控制措施與質量標準》進行整理。

設置專門檔案管理的行政執法檔案，按照《文書檔案案卷格式（GB/T9705）》進行整理。

第十二條  行政執法檔案的保管期限按照下列情形確定：

（一）涉及重大公共利益的案件檔案、有重大社會影響的案件檔案，永久保管；

（二）案件情況復雜、涉及多個法律關系的案件檔案，保管期限為30年；

（三）適用聽證程序的案件檔案、行政強制執行的案件檔案，保管期限為10年；

（四）其他案件檔案，保管期限為5年。

第十三條  行政執法檔案的存儲和保管、利用、鑒定、銷毀、移交按照《機關檔案管理規定》的相關要求執行。

 

第三章  電子檔案

第十四條  永久保管、30年保管期限的行政執法檔案，應當同時采用電子檔案和紙質檔案兩種形式歸檔。其中，已經形成電子檔案的，自該行政執法事項辦結之日起3個月內將電子檔案予以打印立卷；僅有紙質檔案的，應通過數字化手段形成檔案數字復制件。

同時滿足下列條件的行政執法電子檔案可以不再另行打印紙質檔案存檔：

（一）由滿足本辦法第十五條規定的行政執法信息系統形成；

（二）所使用的行政執法信息系統的檔案管理模塊功能經檔案主管部門會同司法行政部門審核確認；

（三）保管期限為30年以下（不含30年）。

第十五條  行政執法信息系統應當按照《電子文件管理系統通用功能要求》（GB/T 29194）的基本功能要求設置檔案管理模塊或者系統，實現電子檔案的捕獲登記、分類組織、鑒定處置、統計管理、存儲保管和檢索利用，并采取措施有效保障電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。

第十六條  行政執法電子檔案的歸檔范圍按照第二章有關規定執行，收集、整理、歸檔、編目、存儲、備份、轉換與遷移等按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范（GB/T 18894）》執行。

第十七條  同時存在電子檔案與紙質檔案的，二者應當在內容及版面格式上保持一致。

 

第四章  附 則

第十八條  本辦法自2019年3月1日起施行。